Om egenkontrollen

Ett skalbart texthanteringssystem är idag ett måste för att kunna hantera texter, såsom lag- och rutintexter med mera. I verktyget går det att skapa en eller flera textflikar.

Med Mhods Compliance texthanteringseditor kan du:

• Skriva och redigera dina texter i textflikarna
• Lägga till bilder i textdokument
• Skapa tabeller i dokument
• Rita flödesscheman
• Länka bilder eller texter till unika adresser på internet (URL)
• Det finns historielogg för alla textförändringar som görs

Egenkontrollen har flera typer av dokumentationsfunktioner. Kontrollpunkter är återkommande och schemalagda kontroller som knyts till den aktivitet eller plats som ska kontrolleras.

För varje kontrollpunkt väljer man:

• Status ”Ok”, ”Fel” eller ”Ej relevant” eller en kombination av dessa
• Om den ska innehålla en mätning
• Om en felrapport ska skapas vid en avvikelse
• Om kontrollpunkten ska definieras som kritisk
• Med vilken påminnelsefrekvens den ska kontrolleras
• Om flera punkter ska göras samlat läggs de till som en checklista. En checklista kan aktiveras vid behov, t.ex. vid en kris, återkallelse eller vid utförande av service. Till checklistor går det att aktivera ett kommentarsfält
• Alla gjorda registreringar finns tillgängliga och sökbara i historiken

När något kan förbättras används systemets ärendehantering.

Där går det att:

• Bestämma vilken allvarlighetsgrad avvikelsen ska ha
• Ladda upp dokument och bilder till en registrerad avvikelse
• Delegera ärendet till annan användare i systemet
• Schemalägga när ärendet och orsaksanalyser senast ska vara slutförda
• Alla gjorda registreringar finns tillgängliga och sökbara i historiken
• Skapa en orsaksanalys kopplad till avvikelsen som ett komplement till ärendehanteringen. En del fel känns igen som återkommande mönster eller fel man behöver gå till botten med, då görs en orsaksanalys. I verktyget används ”5 varför”-metoden som stöd för att komma fram till felets grundorsak, så man kan planera in rätt åtgärder och komma till rätta med felet

Med systemets menybyggare går det att skapa bibliotek (dokumentarkiv) där man kan ladda upp bilder och dokument i format såsom PDF, Word, Excel och PowerPoint etc. som alla enheter kan se eller lokala dokument som bara den enskilda enheten kan se.

Det kan t ex vara:

• Inspektionsprotokoll
• Besiktningsprotokoll
• Styrdokument
• Policy
• Ritningar etc.

Med stöd av riskbedömningsverktyget kan man själv göra sina riskanalyser. Där går det att kategorisera riskerna/farorna.

Verktyget ger stöd för:

• Titel – beskriva aktiviteten som bedöms
• Beskrivning – av själva problemet
• Sannolikheten – att det inträffar
• Konsekvensen – om det inträffar
• Risktal – sannolikhet X konsekvens = risktal
• Risknivå – OK, Åtgärda inom kort, Åtgärda direkt
• Åtgärd – för att kunna beskriva hur det är tänkt att eliminera eller reducera risk

Det finns en ändringslogg där alla förändringar som görs sparas som historik.

I administrationsverktygen går det att lägga till, ta bort och anpassa alla systemfunktioner i administrationsmallar och på lokala webbprojekt (enheter).

Där hanteras även:

• Menybyggaren med ”drag and dropp” funktioner
• Hanterade objekt
• Kontrollpunkter och checklistor
• Böcker för texthantering
• Kontaktlistor
• Lägga till och ta bort webbprojekt
• Användares behörigheter för inloggning till mallar och lokala siter

Alla aktuella kontroller som användaren är ansvarig för visas i ”Att göra”-listan. Där ser man status på när alla aktiviteter ska utföras. Dit kommer man automatiskt vid inloggning.